Si eres de los que se pasa el día corriendo, te faltan horas y pretendes hacer mil cosas a la vez, quizás me agradezcas el haber dedicado algo de mi tiempo en este artículo.

Nuestro objetivo se basará en dos prioridades fundamentales; ser más eficiente y ser más efectivo.

¿cómo ser más eficiente?

Lo más importante es determinar en qué momentos del día somos más productivos. Durante 3 o 4 días, apuntaremos todo lo que hacemos durante el día y el tiempo que empleamos en cada cosa, Así nos daremos cuenta que tenemos picos de productividad muy determinados según nuestra actividad. El mayor pico de productividad es ese momento en el que no paramos, en el que se nos pasa el tiempo volando, en el que acabo las cosas más rápidamente … Éste es el periodo de tiempo que tenemos que aprovechar para realizar las tareas que requieran más concentración y atención.

Tenemos que saber en qué perdemos el tiempo; normalmente lo perdemos en esas tareas que piensas que vas a dedicar cinco minutos y que al final se convierte en media hora. Lo más común es echar un vistazo a las redes sociales, tomarse un café a media mañana, ver el correo … si eres capaz de contabilizar el tiempo que empleas sin darte cuenta a estas tareas, ¡te sorprenderás!

Una vez que sabemos cuándo somos más productivos y a qué “ladrones” de nuestro tiempo debemos “detener” intentaremos agrupar las tareas; por ejemplo, programa la recepción del correo cada 2 o 3 horas, en vez de cada 15 minutos y si eres capaz de programar periodos de tiempo sin interrupciones, verás cómo tu productividad se multiplica. Lo único que tienes que hacer es apagar el móvil, desconectarte de internet y poner el teléfono fijo en modo reunión. Es tremendamente útil.

¿cómo ser más efectivo?

Para ser más efectivo tenemos que aprender a priorizar. Intenta clasificar tus tareas como:

a)    Importante y Urgente

b)    Importante y NO Urgente

c)     NO Importante y Urgente

d)    NO Importante y NO Urgente

Nos centraremos en el apartado A como preferente, pero realmente el más importante es el apartado B. Atenderemos este apartado cuanto antes para que no pasen a ser tareas Importantes y Urgentes.

Si aplicamos la Ley de Pareto, nos daremos cuenta que el 80 % de nuestros resultados están basados en el 20 % de nuestro trabajo. Por lo tanto, identifica ese 20 % y hazlo primero. Una forma fácil de identificar este 20 % es dividir entre 5 tus tareas y el número resultante serán las tareas realmente importantes.

En esos momentos en los que te sientes realmente agobiado pregúntate lo siguiente; ¿Qué es lo más importante que tengo que hacer hoy? o si lo prefieres, si sólo pudieras hacer una cosa al día, ¿Qué harías hoy?

Ya sabemos cómo ser más eficientes y cómo ser más efectivos tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida personal; ahora solo falta voluntad. ¡Suerte y al toro …!